LE CONCEPT PAPERLESS
Ces derniers temps, votre corbeille a papier devient digne de Lucky Luke, elle se remplit plus vite que son ombre.
En 2016, la production mondiale de papiers a augmenté de 0,8 % pour atteindre 410 millions de tonnes : les produits d'emballage ont diminué de 2,3 %. Autrement dit, chaque seconde dans le monde on produit 13 kg de papier ! Sur le plan mondial, au fil des années la consommation de papier continue d'augmenter et elle le fait plus vite que les capacités de production.
Et si on tentait de passer au zéro papier ?
A petite échelle, l'effort peut vite devenir payant. En plus, les raisons invoquées peuvent aussi devenir celles de la sécurité et de l'espace dans vos locaux.
C'est LA tendance qui ouvre carrément la voie au bureau virtuel.
LE BUREAU VIRTUEL : VERS LE ZERO PAPIER
Pour commencer, on privilégie les versions digitales autant que possible pour tous les documents, les avantages seront visibles rapidement :
Économiser. Limiter votre consommation de papier permet de réduire vos dépenses en papier, imprimantes, cartouches, espaces de rangement, etc.
Avoir un meilleur service client. Avec des documents digitaux, les procédures peuvent être simplifiées et traitées plus rapidement.
Gagner du temps. Des documents sont généralement plus faciles à retrouver dans votre système d’informations que dans une armoire à archives.
Organiser. S’ils sont numérisés et hébergés dans un cloud, vous pouvez y accéder de partout et à tout moment. Une connexion internet suffit !
Travailler en équipe. Si plusieurs personnes ont besoin du même document, nul besoin de le photocopier pour le partager. Le format digital est accessible et duplicable à volonté.
Etre plus à l'aise. Un disque dur de 1To prend beaucoup moins de place que des salles remplies d’archives papier.
Sécuriser. Qu’elles soient sensibles ou non, vous pouvez facilement contrôler les accès, crypter les données ou encore multiplier les back-ups.
OUI MAIS COMMENT ?
Maintenant que vous êtes convaincus, il faut travailler cette culture.
Evidemment, c'est un travail d'équipe et même une entreprise qui en a l'habitude devra fournir quelques efforts pour que cela devienne efficace. On commence par sensibiliser ses collaborateurs et leur montrer les avantages concrets pour eux.
Ensuite, on instaure cette politique concrètement en mettant en place certaines actions :
On achète plus de cahiers ! Tous vos collaborateurs disposent de PC portables ou de tablettes, plus pratiques pour prendre des notes en réunion ou hors de l’entreprise.
Plus (ou moins) de système d'archivage ! Un disque dur performant pour chacun ou par service, l'économie sera vite notable. (au pire une bonne clé USB)
On digitalise certaines procédures ! Les dossiers clients, les demandes de congé, concrètement aucune loi ne force à avoir la version papier de ce type d'information.
Fixez des objectifs ! (exemple : ce mois-ci on réduit la consommation de papier de 10%).
Communiquez par mail ou par téléphone ! Aïe l'ère du Post-it vouée à sa fin...
On met en place un intranet ou un cloud pour tous les employés ou les collaborateurs
ALLER ENCORE PLUS LOIN
Si vraiment, vous vous êtes découvert une âme de sauveur, on peut aussi aller encore plus loin en dématérialisant d’autres éléments de votre entreprise.
Vous commencez par externaliser certains services, comme la compta ou la gestion des ressources, on passe au 100% dématérialisation le tout en contact web.
Au mieux, vous envisagez le « zéro bureau », surtout si votre entreprise n’a pas de locaux attitrés. À ce niveau, vous gagnerez en convivialité vos collaborateurs peuvent se retrouver pour travailler dans un espace de travail collaboratif ou un tiers-lieu.
Vos employés privilégient le télétravail et vous échangez par téléphone et/ou internet (vidéoconférence, messagerie instantanée, etc.).
Et si on essayait ?