Dans la Gestion de PME, les sujets du quotidien ne sont pas toujours Funs... Pourtant il est important de bien connaître la loi sur une myriade de sujets.
Et notamment la facturation, on fait le point ?
DANS QUELS CAS ÉMETTRE UNE FACTURE ?
A partir du moment ou vous exercez une activité professionnelle en votre nom, vous devez établir une facture pour chaque produit ou service à un client. La facturation est un processus commercial obligatoire pour lequel vous devez éditer un document à part entière en français et établi en deux exemplaires : une pour votre client et une pour votre propre suivi comptable.
Ce document pourra être envoyé par format électronique.
Il faut le savoir, car si la facturation peut paraître un pôle administratif important dans votre quotidien, l'émission de documents vous permettra de suivre vos encaissements pour réaliser la comptabilité et les comptes annuels qui serviront à déterminer le résultat imposable de l’entreprise, dans le respect des obligations comptables légales.
De plus, les factures valent contrats et permettent, en cas de litige, de valider l’engagement des deux parties (l’acheteur et le vendeur) et de vérifier les conditions de réalisation de la prestation ou de la vente du bien. Éditer et transmettre des factures vous oblige donc à mettre en place un processus strict.
LA FACTURE EST-ELLE OBLIGATOIRE DANS TOUS LES CAS ?
Entre professionnels, l’émission d’une facture en double exemplaire est obligatoire pour toute transaction. Entre un professionnel et un particulier, l’obligation d’émettre une facture pour son client dépend de l’opération :
Pour la vente d’un produit, vous serez obligé d’émettre une facture pour votre client uniquement s’il vous le demande (sauf en cas de vente à distance / e-commerce où la facture est obligatoirement transmise au client pour chaque transaction) pour une prestation de service, vous serez obligé d’émettre une facture à votre client à partir d’un montant TTC supérieur à 25 euros – ou pour tout montant lorsque le client le demande. Attention, l’émission de factures ou la transmission de documents commerciaux qui ne sont pas conformes à la réglementation en vigueur expose l’entreprise à de multiples sanctions : pénales, fiscales, et civiles. D'ou l'intérêt d'être bien renseigné. Mais alors...
QUELLES MENTIONS OBLIGATOIRES SONT À FAIRE FIGURER SUR UNE FACTURE ?
Votre facture est un document légal qui doit mentionner plusieurs informations :
les coordonnées et informations de l’entreprise émettrice (statut juridique, numéro SIRET, capital social, nom ou dénomination sociale, adresse, numéro de TVA intracommunautaire)
les informations relatives à l’acheteur: nom ou dénomination sociale, adresse et numéro de TVA intracommunautaire pour un client en CE
la date de la facture
le numéro de la facture (numéro unique basé sur un ordre chronologique)
la quantité de produits/prestations commandés, le prix unitaire HT, pour chaque unité, le montant de la TVA et le total TTC pour chaque produit/ prestation
le taux de TVA applicable pour chaque unité commandéele montant total HT puis TTCles éventuels rabais, remises, ristournes ou escomptes et la date de l’opération en question
les conditions d’escompte et le cas échéant, la date de paiement et les pénalités de retard encourues
une mention relative à la pénalité légale forfaitaire de 40 euros que devra verser l’acheteur en cas de retard de paiement doit apparaître sur la facture
les auto-entrepreneurs doivent préciser qu’ils évoluent en franchise en base de TVA, en vertu de l’article 293B du Code Général des Impôts
Ça fait pas mal d'informations, non ?
QUELLES PÉNALITÉS SI JE COMMETS UNE INFRACTION A CES RÈGLES ?
Chaque omission ou inexactitude constatée dans une facture peut donner lieu à une amende de 15 € par facture. Toutefois le montant de l'amende ne peut excéder le quart du montant qui est ou aurait dû être mentionné sur la facture. Si par contre l’entreprise émet des factures de complaisance, des factures fictives ou omet d’établir une facture, elle risque une amende de 50 % du montant de la transaction facturée ou de celle qui aurait dû être facturée. En cas de vente sans facture, cette amende peut-être réduite à 5% si l’entreprise apporte la preuve que l’opération a été comptabilisée régulièrement dans les 30 jours de la mise en demeure de l’administration.