La gestion de projet est une mission complexe qui demande des compétences.
Les facteurs qui impactent son bon déroulement sont confiés à un coordinateur ou un chef de projet, qui se charge de le développer au mieux.
1. LES ÉTAPES
Planifier c'est le maître mot dans la Gestion de projet, il est essentiel de planifier, d'organiser et d'arriver à se projeter. Vous commencez par découper le projet en différentes tâches complémentaires. Pour chacune d'entre elles il est nécessaire d'évaluer la durée nécessaire et l’échéance prévue. En tenant compte des implications des tâches les unes sur les autres.
Concrètement, il est possible que la tâche 1 doive être terminée avant de démarrer la tâche 2. Mais de son côté, la tâche 3 peut peut-être être réalisée en parallèle. Une bonne planification consiste alors à optimiser l’enchaînement et la réalisation des tâches, pour ne pas perdre de temps.
2. LE PÉRIMÈTRE OU SCOPE
Pour gérer un projet efficacement, il faut d'abord définir clairement son périmètre ou scope. Ces termes désignent tout simplement l’étendue des tâches à accomplir, sur base de l’objectif à atteindre. Généralement, un projet donne lieu à un livrable, qui doit être rendu à une date fixée en amont comme nous l'avons vu en étape 1.
En tant que chef de projet, c’est donc à vous de définir le scope du projet avec le donneur d’ordre. Cela évitera des malentendus futurs et vous aidera dans votre gestion.
3. CHOISIR LES INTERVENANTS ET LES MOYENS
Troisièmement, un projet nécessite des ressources, aussi bien humaines que matérielles et financières. Identifiez donc les personnages clés de votre projet, selon leurs compétences et leurs disponibilités. Puis attribuez clairement des responsabilités à chacun, pour permettre une meilleure coordination. Et encouragez aussi la collaboration pour obtenir de meilleurs résultats.
En parallèle, consacrez vous uniquement à ce projet et déléguez toutes les tâches secondaires (appels, gestion des mails ou des courriers)
Pendant que vous travaillez sur votre projet, procurez-vous les ressources matérielles dont vous avez besoin : machines, logiciels, outils, etc. ou pensez à sous traiter ce type de provisions.
4. ASSURER UN SUIVI EFFICACE
Pour finir, un suivi de projet est incontournable pour en assurer la bonne progression. Pour vous aider, le mieux est de définir des indicateurs de performance (KPIs) et de suivre leur évolution. Analysez aussi l’état d’avancement de chaque tâche, afin d’identifier les éventuels points bloquants le plus tôt possible.
De cette façon, vous pourrez réagir plus rapidement en cas de souci. Et si besoin, il sera même possible d’ajuster votre planification, vos ressources, voire vos délais de livraison.
Par ailleurs, le suivi doit se faire en étroite collaboration avec votre équipe projet. Vous pouvez par exemple organiser des points réguliers avec chaque membre et des réunions avec toute l’équipe pour avoir une vision globale.
LE BILAN
En étant bien entouré, un projet peut se mener à bien sous des délais impartis courts.
Il s'agit uniquement de suivre des étapes clés et d'être entouré par des intervenants qui vous soutiendront.